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凡人小事|她与法院档案的17年

作者:办公室  发布时间:2024-06-07 18:10:51 打印 字号: | |

 历史无声,档案有痕。2024年6月9日是第17个国际档案日。今年活动主题为“筑梦现代化 奋斗兰台人”。在第17个国际档案日来临之际,我们一起听听我院档案员蔡洁的故事,更直观地了解档案工作对于人民法院的意义。

 

“蔡姐,跟您交接一下卷宗。”

“这册页码刻的位置不对,这两份法律文书重复,这册缺少了送达回证。”

我院档案室内,“蔡姐”边说边将这两本卷宗的案号、问题一一登记在退卷清单上,便于书记员参考。

“每天的工作往往就这样开始。”她说,和卷宗“打交道”是她的日常主要工作。

她是蔡洁,我院一名80后专职档案员,自2007年来到法院,在档案员岗位上,她一干便是17年。

在同事们的眼里,“慢”可能是她最明显的特征,走路慢慢吞吞,讲话慢条斯理。然而,她说:“在我看来,或许是档案工作需要的细致和耐心,浸润、影响着我,让我与它如此合拍。”

和卷宗“打交道”是她的日常工作

档案工作没有轰轰烈烈、万众瞩目,提及法院工作,很少有人能对档案工作的重要性娓娓道来,也很少有人愿意探寻档案工作的酸甜苦辣,了解档案人的拳拳热忱和责任担当。

然而,它也是法院工作的重要组成部分,是提高法院工作效率和工作质量的必要条件,也是维护本单位历史面貌的重要手段。同时,法院档案不仅是司法建设的重要“印记”,也是保护人民权益的重要原始凭证。 

档案管理工作看似简单,其实不然。

近年来,我院办案量上升趋势明显,卷宗的扫描和装订虽已服务外包,但所有归档卷宗的前期检查和清点入库都需要一一把关。仅2023年我院归档卷宗就接近12000卷。在档案整理室,经常三分之二的地面被几十摞高高矮矮卷宗占据,最高的会到膝盖高。

卷宗页码顺序是否正确、卷宗材料是否漏页、法律文书是否重复、文书印章是否齐全等,这些都是归档前的必经“体检”项目。作为档案员的蔡洁,还要将卷宗分类入库、钤印装盒。这是一项“量大耗时”的工程:类别、年份、字号刻的要清晰,起止卷号和册数的数字要居中对齐……不经意间,蔡洁经手的每份卷宗、每盒档案都留下了规范的印记。在蔡洁看来,这些材料,尤其是诉讼档案,不仅仅是审判人员在承办各类司法案件中积累留存的原始记录,更是我院为民司法的生动记载,凝聚着干警的辛勤与汗水、当事人对权益的追求、公平正义的最终体现……而所有的这些,最终被整理成册,定格在一列列档案柜中,永久留存。

“当事人拿到材料后一句感谢就是我快乐的源泉”

除了与卷宗打交道,档案办公室的查询窗口每天还会迎来当事人、律师、公安、检察机关工作人员等查卷阅档。

而有些人给蔡洁留下了深刻的印象,让她更加深刻地理解了法院档案工作的价值与意义。

“当事人拿到材料后一句感谢就是我快乐的源泉。”蔡洁说。

有一次,一位60岁左右的阿姨要查找她30多年前在“新区法庭”的离婚法律文书,只记得是1990年左右调解离婚。因历史原因,经开区现在管辖范围当时一部分由京口区管辖,一部分由丹徒区管辖。通过档案系统异地调档,蔡洁查找了1985年至1995年的两家法院卷宗,但都没有阿姨名字的案件。

“试一试只查阿姨的‘徐’姓呢?”,蔡洁灵机一动,再次在系统中查询,终于在丹徒法院查到了一份案情符合的民事调解书,但名字不一样。

“我之前就叫徐某。”阿姨本是试试看,没想到这么顺利便查找到了35年前的调解书。这份调解书,将给她的女儿带来几十万元的继承财产。

“每天来查询档案的人时间不固定,有时接连来10多个。卷宗数字化后,现在查询比以前更方便了,通过自助扫描条形码,就能快捷的查阅到电子卷宗。”蔡洁感慨。如何又快又准地调取到纸质卷宗,也是一门技术活。经过这些年与卷宗打交道,哪一年、哪一类的卷宗放在哪里,她早已烂熟于心,只要说出卷宗字号,她都能又快又准的找到。

不过,蔡洁也有些小烦恼。由于我院人员有限,各庭室都人手不足,档案工作也让她有些力不从心,即使有时院里调整人员过来,也都是临时帮忙。为了保障卷宗按期入库,每天中午,她习惯性地拿起一些整理好的归档卷宗,走进库房开始忙碌。稍作休息后,下午便又开始了日常工作的“轮回”。一天天、一年年,周而复始,平淡无奇。

迎着数字化的趋势拥抱档案未来

波澜不惊,按部就班地工作,想要做出耀眼的成绩也很渺茫。但蔡洁的那份责任心与进取心,让她在平凡的岗位上做出了不平凡的业绩,书写更生动的档案故事。

“当看到越来越多的兄弟单位档案管理工作不断进步,我也会有一种紧迫感,想的更多的是怎样保持成绩,如何使数字档案更好服务全院工作。”蔡洁说。

我院自建院起始就致力档案数字化,投入财力完善硬件设施,建立电子档案管理制度,开发应用档案查询管理系统。2015年,我院档案全部数字化。

有了硬件支撑,院里新招录的档案员也逐渐熟悉了档案管理的工作内容,蔡洁开始着力促进档案工作规范化管理:学习档案法、档案管理条例,提升自身业务知识水平,细化案件归档管理细则,联络各部门定期归档和移交,梳理发布超期未归借卷目录,渐渐地,各部门养成了主动归档移交的习惯。

经过规范化管理、数字化创建,我院档案工作水平全市领先:2012年荣获“江苏省五星级档案室”;2015荣获“江苏省5A级数字档案室”,成为全省法院系统首家“双五”级档案单位;2016年,通过“五星级”档案复查验收。2024年,又通过复核,创成全市法院系统首家“江苏省示范档案室”。除此之外,我院档案室受到江苏高院、镇江市档案局、经开区档案馆的表扬。同时,她个人也收获了“江苏省数字档案等级创建先进个人”“江苏省档案工作等级测评先进个人”“市档案工作先进个人”等荣誉。

蔡洁用17年时光书写了她与档案的故事,17年来,11万多卷15万多册归档卷宗见证了她作为档案人朴实的初心、极致的耐心,见证了她在平凡中演绎扎根档案、奉献自我的不平凡。

 


 

来源:办公室
责任编辑:办公室

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